オフィスでは、話を切り出したり、依頼されたり、お願いしたりすることが繰り返されます。ビジネスに適したスマートな話し方ができるようになれば信頼度もアップするはず。ビジネス会話では決まったフレーズが多く使われるので、覚えておけば予想外の状況にも瞬時に対応できるでしょう。

上司に意見を聞きたい時は、「相談」という言葉を使います。相手の仕事を中断させることになるので、テキパキと手短かに切り出すこと。先に用件を明らかにすれば、スッと思考を切り替えてもらえるでしょう。相談するにしても、全部教えてほしいという姿勢は×。「私は○○だと思うのですが」と自分の考えを先に示すことが必要です。他に「○○の件でちょっと教えていただけますか」でもOK。

プライベートな理由で、仕事を休暇、遅刻、早退する場合は、「私事で」という決まり文句で切り出し、お詫びの言葉を述べた後、理由を伝えます。聞く側にとっては関係のない、個人的な内容になるので、説明は要領よくできる限り簡潔にしたいものです。内容説明からはじめ、長々と続けると、相手は何がいいたいのかわからずイライラしそうなので気をつけましょう。

まずきちんとお詫びをしてから「立て込んでおりまして」と続けましょう。忙しいのは他の人も同じです。「忙しいから」といいわけをすると、相手は「こっちも忙しい」と心証を悪くしてしまうので「忙しい」は使わないほうがよいでしょう。よく使われる「バタバタしている」は忙しいことを意味しますが、くだけたいい方なのでビジネスシーンにはあまり適しません。

自分で気づかなかったミスを指摘されたら、まず素直に謝ります。そして注意してもらったことに対してお礼をいいます。非を認めず、他人事のように振舞うのは見苦しいのでやめましょう。軽いミスなら「失礼いたしました」でも構いませんが、「すみません」はくだけすぎたいい方になるので避けましょう。「どうも」は生意気に聞こえます。目上の人に使う言葉ではありません。

監修　立川亜美

専門サイトAll About［話す技術・伝える技術］のガイド。アップクリーク　代表取締役。FM局で活躍するラジオDJのプロダクションサンディの創立メンバー、取締役。プロ教育した人数は500人以上で現在も新人育成・プロデュースをしている。昨年より経験をいかした一般向けの【話し方教室】を開催中。http://www.upcreek.biz/

Illust:Kayano / Desigh:Yasunori Ikeda （STUDIO DUNK）